Warehouse Coordinator

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 120 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations d’MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire. 

En 2023, MSF Supply a servi plus de 71.000 lignes de commandes et envoyé plus de 15.000 m3, soit 3100 tonnes de matériel sur le terrain. 

Notre Mission : MSF Supply, centrale d’approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d’organisations humanitaires médicales. 

Le département Warehouse se compose de deux unités : Outbound et Inbound. 

L’unité Inbound s'occupe de la réception et du contrôle des marchandises dans notre entrepôt. Il est également en charge de la production des kits. L’unité Outbound est chargée de déplacer les marchandises dans l'entrepôt et de composer et assembler les commandes clients afin que celles-ci soient prêtes pour l’expédition. Ces deux unités sont tenues d'appliquer toutes les régulations en vigueur liées aux statuts sous douane et pharmaceutique de l'entrepôt. 

Le Warehouse compte plus de 40 collaborateurs·trices réparti·e·s dans les métiers suivants : la Réception, le Contrôle, la Planification, les Caristes, les Préparateur·trice·s de commandes, les Préparateur·trice·s de kits et les Préparateur·trice·s de frêt. 

RAISON D’ETRE :

 - Coordonner et superviser toutes les activités du magasin afin d’assurer la continuité du flux logistique de MSF Supply depuis la livraison fournisseur jusqu’à l’enlèvement de la marchandise vers les missions. 

- Assurer que l’organisation physique au sein de l’entrepôt de Neder-Over-Heembeek est optimale. 

RESPONSABILITES DE COORDINATION : 

1. Atteinte des objectifs : 

o Garantir la raison d’être de son département et de ses objectifs ; 

o Organiser le travail de son équipe dans le but d’atteindre les objectifs fixés ; 

o Garantir l’évolution constante du service afin d’améliorer les performances globales de MSF Supply ; 

o Participer, avec son équipe, à l’atteinte des objectifs de MSF Supply ; 

o Evaluer et, au besoin, modifier sa stratégie afin d’obtenir de meilleurs résultats ; 

o Gérer et participer aux projets transverses de la structure. Gérer et participer, selon les besoins, aux projets d’amélioration continue ; 

o S’assurer de la bonne gestion du budget alloué à son département. 

2. Gestion d’équipe :

o S’assurer de la motivation de son équipe et de la bonne transmission des informations. Être le lien entre les différents membres de son équipe ; 

o Assurer la gestion des conflits, du stress, de la charge de travail ;

o Assurer le recrutement des membres de son équipe ; 

o Accompagner son équipe dans l’acquisition de nouvelles compétences via, entre autres, la formation (interne ou externe), le coaching,… dans le but de rendre les membres de son équipe le plus autonome possible ; 

o S’assurer que les consignes de sécurité soient expliquées/connues et respectées au quotidien par soi-même et les membres de son équipe. 

3. Gestion opérationnelle : 

o Participer au CoGest (Comité de Gestion) afin de prendre part aux décisions stratégiques de MSF Supply ; 

o Participer au CoCoo (Comité de Coordination) afin de prendre part aux décisions opérationnelles de MSF Supply ; 

o Participer aux Réunions de Pôle qui permettent de débriefer sur les réunions du CoGest et de remonter des points à traiter au CoGest ; 

o En tant que représentant de la structure, prendre part aux visites. Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs. 

4. Gestion des procédures : 

o S’assurer de l’existence, la validation, la connaissance et la bonne application des procédures liées à son service ; 

o Garantir en toute connaissance le respect des bonnes pratiques de distribution pharmaceutique. 

RESPONSABILITES MÉTIER PRINCIPALES: 

1. Se tenir informé·e, appliquer et faire appliquer les standards et les règles mises en place au sein du magasin : 

o Garantir en toute connaissance le respect des bonnes pratiques de distribution pharmaceutique ; 

o Garantir en toute connaissance le respect des règles et obligation du chargeur connu de la Direction Générale des Transports Aériens) ; 

o Garantir en toute connaissance le respect des règles dans la gestion des produits régulés en terme de stockage et de gestion ; 

o S’assurer que les procédures sont établies, les valider et contrôler leur respect en vue de maintenir le niveau de qualité ; 

o Effectuer une veille technologique régulière dans le domaine de la logistique et de la gestion d'entrepôt afin d’identifier et mettre en place les innovations susceptibles d’optimiser les processus, améliorer la productivité et renforcer la sécurité des opérations. 

2. Recruter, former, encadrer, évaluer, motiver et coordonner les membres de son équipe afin qu’ils atteignent les objectifs fixés : 

o Estimer les besoins en ressources humaines et motiver les changements nécessaires ; 

o Octroyer les congés, adapter son organisation en cas d’absence de membres des équipes ; 

o Organiser et superviser des réunions régulières ; o Assurer à ses équipes des conditions de travail adaptées (organisation des zones, mise à disposition du matériel) ; 

o Résoudre les problèmes et/ou faciliter la recherche de solution dans les relations transverses avec les autres départements de la Supply Chain Department. 

3. Veiller à ce que la base de données des produits dans le Warehouse Management System (WMS) soit structurée/complétée de manière à permettre une gestion efficace des produits au sein du magasin : 

o Contacter, si nécessaire, les QA et proposer une solution qui convient à toutes les parties. 

4. Superviser, assurer le suivi et encadrer les responsables d’équipes : 

o Organiser et répartir le travail entre les équipes ; 

o S’assurer de la réponse adaptée aux urgences dans le cadre de ses activités. 

5. Veiller à ce que la zone de stockage et son contenu soit gérée et organisée convenablement :

o Définir le lieu de stockage des articles selon leurs spécificités au sein de l’entrepôt principal et de celui du sous-traitant produits dangereux ; 

o Garantir que les paramètres articles sont positionnés de manière à permettre la continuité du flux ; 

o Superviser et gérer l’inventaire annuel en collaboration avec les finances. 

6. Garantir l’évolution constante du service afin d’améliorer les performances globales de la centrale d’achat et du magasin : 

o Sensibiliser les différents départements tels que les approvisionnements, les frets, les opérations, la qualité afin d’assurer une amélioration continu et ainsi faciliter le travail des équipes ; 

o Rencontrer, au besoin, les fournisseurs afin de présenter les contraintes de notre magasin et expliquer nos contraintes logistiques ; 

o Identifier les besoins et définir les outils informatiques d’aide à la décision (Extractions, tableaux de bord, statistiques) ; 

o Dresser les bilans et fixer les objectifs annuels de ses équipes ; 

o Assurer la responsabilité de tous les aspects liés à la gestion et la sécurité pour le magasin. 

7. Prendre part au pool d’expertise Warehousing animé par le référent technique du département supply chain de l’OCB. 

PROFIL : 

Qualifications & Expériences : 

• Niveau d’études : 

o master dans le domaine de la supply chain ou de la logistique d’entreposage, ou équivalent par expérience. 

• Expérience obligatoire : 

o Au moins 8 ans d’expérience professionnelle, dont 4 années dans une structure logistique d’entreposage ; 

o Minimum 2 ans d’expérience de gestion d’une équipe d’au moins 5 personnes. 

Compétences : 

• Compétences fonctionnelles : 

o Capacités managériales indispensables : très bonnes capacités relationnelles, de communication et de motivation, démarche organisationnelle structurée, écoute et diplomatie.

o Capacité d’analyse et de réflexion ainsi que de propositions et d’implémentation d’améliorations. 

• Compétences techniques : 

o Bonne connaissance des outils informatiques courants (WMS, MS Office) o Compétences en gestion de projets. Langues : 

• Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit 

• La connaissance du néerlandais est un plus 

CONDITIONS : 

• Un contrat à durée indéterminée – full time 

• Poste à pourvoir : Septembre 2025 

• Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek (Bruxelles - Belgique) 

• Conditions salariales selon expérience + Chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport (100% pour les déplacements en transports en commun/forfait kilométrique pour l’utilisation de son véhicule personnel) 

• MSF Supply bénéficiant du statut « Chargeur Connu » auprès des douanes belges, le contrat ne pourra être conclu qu’à moins qu’un extrait de casier judiciaire (modèle 596.1-29) soit préalablement remis au département des ressources humaines. Cet extrait de casier judiciaire devra être exempt de tout fait repris par l’article 3, point 9 de la directive européenne 2016/681. Pour toute information complémentaire, veuillez prendre contact avec le département des ressources humaines via l’adresse job.msfsupply@brussels.msf.org 

COMMENT POSTULER ? 

Veuillez envoyer votre candidature via ce lien pour le 30/06/2025 au plus tard. Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF Supply utilise vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement. Pour plus d'informations, consultez notre avis de confidentialité ou prendre contact avec notre référent à la protection des données Clément Degrendele via privacy@msfsupply.msf.org. Pour plus d’informations sur nos activités : www.msfsupply.be et www.msf-azg.b